Thuế điện tử, hóa đơn điện tử và chữ ký số tại Đồng Nai: Hướng dẫn đầy đủ

Từ thuế điện tử đến hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp tại Đồng Nai ngày càng cần nắm vững thao tác trên thuedientu.gdt.gov.vn và hoadondientu.gdt.gov.vn để kê khai, nộp thuế và quản trị chứng từ đúng hạn. Bài viết này tổng hợp hướng dẫn thực hành, xử lý lỗi thường gặp và các công cụ cần thiết, do Kế Toán Đồng Nai tổng hợp, giúp doanh nghiệp tại Đồng Nai vận hành tuân thủ và hiệu quả.

Phần I. Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)

1. Thuế điện tử là gì, ai sử dụng và dùng để làm gì

Thuế điện tử là cổng dịch vụ của Tổng cục Thuế cho phép cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kê khai, nộp thuế, nộp báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, nộp lệ phí môn bài, nộp tiền thuế GTGT, tra cứu thông báo từ cơ quan thuế,…
Doanh nghiệp tại Đồng Nai sử dụng cổng này để thực hiện toàn bộ nghĩa vụ thuế trực tuyến với Cục Thuế tỉnh Đồng Nai và các Chi cục Thuế địa bàn (Biên Hòa, Long Thành, Nhơn Trạch, Trảng Bom, Vĩnh Cửu, Xuân Lộc,…).
Bản tin, chính sách thuế mới: xem tại Cổng thông tin Tổng cục Thuế gdt.gov.vn.

Liên kết chính:

Truy cập Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Tin, chính sách thuế: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal

2. Cách truy cập và đăng nhập Thuế điện tử

Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, chọn chức năng tương ứng Doanh nghiệp/NNT.
Hình thức đăng nhập:
- Tài khoản thuế điện tử (mã số thuế + mật khẩu) kết hợp ký số.
- Định danh điện tử VNeID mức 2 (Bộ Công an) cho tổ chức/doanh nghiệp, khi hệ thống yêu cầu xác thực.
Sau khi đăng nhập, sử dụng chữ ký số (token) để ký nộp tờ khai, ký nộp tiền, ký thay đổi thông tin.

Tài liệu tham khảo thao tác chi tiết:

Hướng dẫn đăng nhập Thuế điện tử: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/huong-dan-dang-nhap-tren-trang-thue-dien-tu/
Đăng nhập bằng VNeID mức 2: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/huong-dan-dang-nhap-trang-thue-dien-tu-thuedientu-gdt-gov-vn

3. Lỗi không vào được Thuế điện tử do eSigner/Java

Triệu chứng: trình duyệt không nhận ký số, không hiển thị khung ký, không tải được thành phần bảo mật.

Nguyên nhân phổ biến: chưa cài eSigner/Java hoặc xung đột phiên bản.
Cách xử lý nhanh:
- Gỡ bản eSigner/Java cũ (nếu có), khởi động lại máy.
- Tải đúng bộ eSigner/Java do cơ quan thuế/nhà cung cấp khuyến nghị.
- Mở trình duyệt với quyền quản trị (Run as Administrator), cho phép add-on.
- Thêm thuedientu.gdt.gov.vn vào danh sách trang tin cậy trên trình duyệt.
Hướng dẫn cài eSigner/Java: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/tai-phan-mem-esigner-java-esigner-1-0-9-tai-mien-phi

4. Quên mật khẩu Thuế điện tử: cách lấy lại

Vào mục Đăng nhập > Quên mật khẩu.
Nhập mã số thuế, tạo mật khẩu mới và xác nhận.
Gắn token, ký xác nhận bằng chữ ký số (nhập mã PIN).
Đăng nhập lại với mật khẩu mới.
Hướng dẫn chi tiết: https://thuedientu.net.vn/tin-tuc/thuedientu-gdt-gov-vn/

5. Tải phần mềm HTKK mới nhất

HTKK là phần mềm lập tờ khai thuế (XML) để nộp qua Thuế điện tử.
Phiên bản ghi nhận gần đây: HTKK 5.2.6 (01/01/2025) đáp ứng chính sách giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 101/2023/QH15. Do phiên bản cập nhật thường xuyên, doanh nghiệp nên kiểm tra phiên bản mới nhất tại kênh chính thức của Tổng cục Thuế trước khi cài đặt.
Tải tham khảo: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/tai-phan-mem-htkk-5-0-9

6. Cài đặt HTKK 5.3.6 và lưu ý

Gỡ hoàn toàn phiên bản HTKK cũ trước khi cài bản mới.
Xóa thư mục cài đặt cũ nếu còn sót.
Cài bản mới với quyền quản trị, chọn đường dẫn không có dấu tiếng Việt.
Hướng dẫn cài đặt: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/tai-phan-mem-htkk-5-3-6

7. Gỡ bỏ HTKK phiên bản cũ đúng cách

Vào Control Panel > Programs > Uninstall.
Xóa thư mục HTKK còn lại trong Program Files (nếu có).
Khởi động lại máy trước khi cài đặt bản mới.
Hướng dẫn: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/huong-dan-go-bo-phan-mem-htkk-phien-ban-cu

8. Khắc phục lỗi cài đặt HTKK 5.3.6

Lỗi thường do chưa gỡ triệt để bản cũ hoặc còn shortcut cũ trên Desktop.
Xóa các tệp cấu hình còn sót và cài đặt lại theo hướng dẫn ở mục 7.

9. Sửa lỗi phông chữ HTKK

Trên Windows 10/11 dễ gặp lỗi hiển thị font.
Thiết lập lại ngôn ngữ/định dạng vùng về Tiếng Việt – Việt Nam, cài font tiêu chuẩn, chạy HTKK dưới quyền quản trị.
Hướng dẫn chi tiết: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/khac-phuc-loi-phong-chu-tren-phan-mem-htkk

10. HTKK “mở lên rồi tắt”: xử lý

Cập nhật .NET Framework/Visual C++ Redistributable.
Chạy Compatibility mode cho Windows 8/7.
Tắt tường lửa/antivirus tạm thời khi cài.
Hướng dẫn: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/khac-phuc-loi-phan-mem-htkk

11. Xác định cơ quan thuế quản lý mã số thuế của doanh nghiệp

Kiểm tra trên giấy ĐKKD, thông tin MST.
Tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế, kết quả hiển thị Cục/Chi cục Thuế quản lý.
Thực hành: tra cứu MST doanh nghiệp để biết đơn vị quản lý khi lập hồ sơ ban đầu, nộp báo cáo.

12. Lỗi “Chứng thư chưa đăng ký với cơ quan thuế”

Nguyên nhân: vừa mua/gia hạn chữ ký số nhưng chưa cập nhật chứng thư số mới lên Thuế điện tử.
Cách xử lý:
- Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn bằng MST quản trị.
- Vào Quản lý tài khoản > Quản lý chứng thư số > Cập nhật chứng thư.
- Gắn token, chọn chứng thư mới, ký xác nhận.
Hướng dẫn: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/loi-chung-thu-chua-dang-ky-voi-co-quan-thue

13. Đọc tờ khai XML bằng iTax Viewer 2.3.9

Trường hợp 1: Chưa cài iTax Viewer
- Tải và cài iTax Viewer, mở lại file XML để xem tờ khai, BCTC.
- Tải: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/tai-phan-mem-itaxviewer-2-3-9
Trường hợp 2: Đã cài nhưng chưa “gắn” chế độ đọc XML
- Thiết lập iTax Viewer là phần mềm mặc định mở file .xml tờ khai thuế.
- Hướng dẫn: https://zalo24h.vn/tai-phan-mem-itaxviewer/

14. Đăng ký mã số thuế và chữ ký số trên Thuế điện tử

Sau khi được cấp MST doanh nghiệp tại Đồng Nai:
- Chuẩn bị token chữ ký số hợp lệ.
- Đăng nhập Thuế điện tử > Quản lý tài khoản > Đăng ký chữ ký số.
- Gắn token và ký xác nhận.

15. Lỗi “Phiên bản XML trên tờ khai không đúng”

Thông báo ví dụ: Phiên bản trên tờ khai 2.6.8, hệ thống yêu cầu 2.7.4.
Cách xử lý:
- Cập nhật HTKK/iHTKK/iTax theo phiên bản mới.
- Lập lại tờ khai đúng mẫu/phiên bản, kết xuất XML và nộp lại.

16. Tra cứu thông báo thuế gửi cho doanh nghiệp

Nội dung: nhắc nợ thuế, tiền phạt, xác nhận nộp tờ khai, yêu cầu bổ sung.
Thao tác: Đăng nhập Thuế điện tử > Tra cứu > Thông báo.
Hướng dẫn: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/huong-dan-tra-cuu-thong-bao-thue

17. Mẫu nộp tiền thuế C1-02/NS (TT 119/2014/TT-BTC)

Sử dụng khi nộp thuế/phạt trực tiếp tại ngân hàng/kho bạc.
Tải mẫu: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/mau-nop-tien-thue/

Phần II. Hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn)

1. Khái niệm và nguyên tắc

Hóa đơn điện tử là chứng từ điện tử về bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, ký số, phát hành, gửi/nhận và lưu trữ trên hệ thống theo Luật Giao dịch điện tử và quy định thuế.
Phân loại: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, chứng từ đặc thù (vé, thẻ, phí bảo hiểm, vận tải, ngân hàng…).
Nguyên tắc số hóa đơn: liên tục, theo trình tự thời gian; mỗi số hóa đơn chỉ lập và sử dụng một lần.

2. Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Tiêu chí tại Đồng Nai: bảo mật, ổn định, đáp ứng nghiệp vụ đặc thù, hỗ trợ nhanh khi kết nối cổng cơ quan thuế.

Tham khảo các giải pháp phổ biến: EasyInvoice, VietInvoice, VINA, BKAV, CyberBill, Viettel, FPT.
Doanh nghiệp cần đối chiếu nhu cầu phát hành, tích hợp phần mềm kế toán, và chi phí vận hành trước khi quyết định.

Danh mục tham khảo:

EasyInvoice: https://thuedientu.net.vn/hoa-don-dien-tu/hoa-don-dien-tu-easyinvoice/
VietInvoice: https://thuedientu.net.vn/hoa-don-dien-tu/hoa-don-dien-tu-vietinvoice/
VINA: https://thuedientu.net.vn/hoa-don-dien-tu/hoa-don-dien-tu-vina/
BKAV: https://thuedientu.net.vn/hoa-don-dien-tu/hoa-don-dien-tu-bkav/
CyberBill: https://thuedientu.net.vn/hoa-don-dien-tu/hoa-don-dien-tu-cyberbill/

3. Mua phần mềm hóa đơn điện tử: kênh và chi phí

Doanh nghiệp có thể làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, đại lý tại Đồng Nai hoặc thông qua Kế Toán Đồng Nai để được tư vấn chọn gói phù hợp quy mô phát hành, số lượng hóa đơn, nhu cầu tích hợp.
Nên yêu cầu báo giá chi tiết: phí khởi tạo, phí gói hóa đơn, phí tích hợp, phí nâng cấp.

4. Tra cứu hóa đơn điện tử thật/giả

Vào hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu hóa đơn đầu ra/đầu vào.
Kiểm tra các trường: mã cơ quan thuế cấp, ký hiệu, số hóa đơn, MST người bán, trạng thái xử lý, mã tra cứu.
Đối chiếu nội dung trên hóa đơn PDF với kết quả tra cứu.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn tại Đồng Nai

5. Kiểm tra doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn hay chưa

Trên cổng hóa đơn điện tử, tra theo MST để kiểm tra trạng thái đăng ký sử dụng/đã phát hành.
Hữu ích khi xác minh đối tác trước khi nhận hóa đơn đầu vào.

6. Tải bộ cài đặt ký điện tử để làm việc với cổng HĐĐT

Tải gói ký điện tử tích hợp: https://thuedientu.net.vn/application/upload/service/Bo_cai_dat_ky_dien_tu_lay_mat_khau_hoa_don.zip
Cài đặt dưới quyền quản trị, gắn token để trình duyệt nhận chứng thư.

7. Cài đặt ký điện tử trên cổng hóa đơn điện tử

Cài đủ driver token, bộ ký điện tử.
Thêm hoadondientu.gdt.gov.vn vào trang tin cậy.
Kiểm tra Java/eSigner tương thích trình duyệt, thử Edge/Chrome/Firefox bản mới.

8. Lấy lại mật khẩu cổng HĐĐT

Chọn Quên mật khẩu, điền thông tin MST, email đăng ký, xác thực bằng chữ ký số nếu hệ thống yêu cầu.

9. Truy cập cổng HĐĐT và phát hành hóa đơn

Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn.
Cập nhật chữ ký số, thay đổi thông tin đơn vị khi có thay đổi đăng ký thuế.
Phát hành hóa đơn theo quy trình đã đăng ký; theo dõi phản hồi cơ quan thuế.
Hướng dẫn chi tiết phát hành: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/huong-dan-phat-hanh-hoa-don-dien-tu/

10. Tra cứu bảng kê mua vào/bán ra

Bảng kê mua vào: tra cứu để đối chiếu khấu trừ, kê khai GTGT.
Bảng kê bán ra: kiểm tra số phát hành, tránh trùng số, soát sai sót trước quyết toán.

Phần III. Chữ ký số dùng trên Thuế điện tử và HĐĐT

1. Lỗi “Không tìm thấy chữ ký số/chứng thư số”

Nguyên nhân:
- Chưa cài driver token.
- Token chưa gắn hoặc lỗi cổng USB.
- Hết hạn chứng thư số.
Cách xử lý:
- Cài driver/token của nhà cung cấp, khởi động lại dịch vụ ký.
- Thử cổng USB khác, kiểm tra Device Manager.
- Kiểm tra hạn chứng thư số trong CertStore/token.

2. Cài đặt chữ ký số phổ biến

Các nhà cung cấp phổ biến: EasyCA, NCCA, VINA, I-CA, Hilo-CA, NewCA, BKAV, VNPT, Viettel, FPT.
Quy trình chung:
- Cài driver token và phần mềm quản trị token.
- Import/export chứng thư (nếu cần), đặt PIN mạnh.
- Cập nhật chứng thư số lên Thuế điện tử/HĐĐT khi gia hạn/mua mới.

3. Kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số

Mở phần mềm quản trị token hoặc Certificate Manager trên hệ điều hành để xem Not Before/Not After.
Nhắc gia hạn trước 15–30 ngày để tránh gián đoạn ký nộp tờ khai/hoá đơn.

4. Lưu ý vận hành an toàn tại Đồng Nai

Phân quyền ký nộp rõ ràng giữa kế toán trưởng/người đại diện pháp luật.
Sao lưu cấu hình, giữ an toàn token; không chia sẻ PIN.
Cập nhật phiên bản eSigner/Java/driver đồng bộ với trình duyệt và hệ điều hành.

Kết luận

Thuế điện tử, hóa đơn điện tử và chữ ký số là hạ tầng bắt buộc giúp doanh nghiệp tại Đồng Nai tuân thủ nghĩa vụ thuế nhanh, minh bạch và hiệu quả. Doanh nghiệp cần:

Sử dụng đúng cổng thuedientu.gdt.gov.vn và hoadondientu.gdt.gov.vn.
Duy trì phiên bản phần mềm HTKK/iTax Viewer/eSigner mới nhất.
Cập nhật chứng thư số ngay khi gia hạn/mua mới.
Thường xuyên tra cứu thông báo thuế và xác thực hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp tại Đồng Nai cần hỗ trợ thiết lập hệ thống, xử lý lỗi phát sinh hoặc đào tạo quy trình vận hành, liên hệ Kế Toán Đồng Nai tại website ketoandongnai.com để được tư vấn chi tiết và kịp thời.

Tài liệu tham khảo

Cổng Thuế điện tử (Tổng cục Thuế): https://thuedientu.gdt.gov.vn
Cổng Hóa đơn điện tử (Tổng cục Thuế): https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Cổng thông tin Tổng cục Thuế: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal
HTKK – thông tin cập nhật tham khảo: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/tai-phan-mem-htkk-5-0-9
iTax Viewer 2.3.9 – đọc tờ khai XML: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/tai-phan-mem-itaxviewer-2-3-9
eSigner/Java – bộ ký điện tử tham khảo: https://thuedientu.net.vn/cong-thong-tin-thue-doanh-nghiep/tai-phan-mem-esigner-java-esigner-1-0-9-tai-mien-phi
Phát hành hóa đơn điện tử – hướng dẫn tham khảo: https://thuedientu.net.vn/thue-dien-tu/huong-dan-phat-hanh-hoa-don-dien-tu/
Nghị quyết 101/2023/QH15 về giảm thuế GTGT: https://quochoi.vn
Thông tư 119/2014/TT-BTC (mẫu C1-02/NS): https://vanbanphapluat.moj.gov.vn